نموذج برنامج الإجازات للموظفين Excel

ما هو برنامج الإجازات للموظفين Excel؟

برنامج إجازات الموظفين excel هو نظام رقمي لتنظيم وأتمتة نظام طلبات الإجازات، تتبع الأرصدة و ايضاً اعتماد الجداول.

ما هي أهمية برنامج إجازات الموظفين Excel؟ 

برنامج إدارة الإجازات للموظفين تتمثل أهميته في التالي: 

1-توفير الوقت

من أهم الفوائد الرئيسية لبرنامج إدارة الإجازات للموظفين excel هي توفير الوقت وذلك بإستخدام النظام اليدوي يجب على الموظفين ملء النماذج الخاصة بالإجازات ويجب على المديرين الموافقة عليها ويجب على موظفي الموارد البشرية ايضاً الموافقة عليها.

2-زيادة الدقة  

يقوم النظام تلقائياً بحساب أيام الإجازات وذلك تلقائياً لكل موظف ويكون بناءاً على سياسات الشركة التي تحتوي على الإجازات المستحقة وكذلك الإجازات المرحلة ذلك يُقلل من احتمالية حدوث الأخطاء.

3- تواصل أفضل

يوفر برنامج إجازات الموظفين excel تواصل أفضل بين الموظفين والمديرين وموظفي الموارد البشرية ايضاً، كما يُمكن للموظفين التقدم بطلب للحصول على الإجازات وذلك يكون من خلال الإنترنت.

4- تعزيز حفظ السجلات 

يقوم برنامج إجازات الموظفين بتسجيل جميع البيانات التي تخُص الموظفين والتي تحتوي على رصيد الإجازات، طلبات الإجازات والموافقات كما يتم تخزين هذه البيانات جميعها في النظام.

5- النظام فعال من حيث التكلفة

برنامج إدارة الإجازات يُعد فعال من حيث التكلفة بإدارة الإجازات وذلك يكون بإستخدام النظام اليدوي،حيث يتعين على موظفين الموارد البشرية قضاء الوقت والجهد لمُدة طويلة في إدارة الإجازات.

ما هي عناصر برنامج إجازات الموظفين؟

تتمثل عناصر برنامج إجازات الموظفين في التالي: 
 

• الموظفون: تحتوي على رقم الموظف، الاسم الكامل، المسمى الوظيفي، تاريخ الالتحاق، سنوات الخدمة، الرصيد السنوي، الرصيد المرحّل، إجمالي الرصيد المتاح، الراتب الشهري. 
• العطلات الرسمية: اسم العطلة، تاريخ العطلة، اليوم، الملاحظات.
• طلبات الإجازة: رقم الطلب، رقم الموظف، اسم الموظف، نوع الإجازة، تاريخ البداية، تاريخ النهاية، عدد أيام الإجازة، حالة الطلب، الملاحظات، القسم.
• لوحة الأرصدة: رقم الموظف، الاسم، إجمالي الرصيد، الإجازات السنوية المعتمدة، الإجازات المعلقة، الرصيد المتبقي، نسبة الرصيد المستخدم، أيام الإجازات المرضية، حالة الموظف الحالية.
• التقويم: تقويم شهري يوضح الموظفين الموجودين في إجازة لكل يوم من أيام الشهر مع عرض عطلات نهاية الأسبوع.
• التقارير: تقارير الإجازات حسب الشهر، عدد طلبات الإجازة، إجمالي أيام الإجازات، احصائيات الاستخدام.
•  الإجازة المرضية: رقم الموظف، الاسم، إجمالي أيام الإجازة المرضية، الأيام بأجر كامل، الأيام بأجر 75%، الأيام بدون أجر، الأجر التقديري للإجازة المرضية.
• نهاية الخدمة: رقم الموظف، الاسم، سنوات الخدمة، الراتب الشهري، الأجر اليومي، مكافأة نهاية الخدمة، رصيد الإجازات المتبقي، بدل الإجازات، وإجمالي مستحقات نهاية الخدمة.

ما هي طريقة استخدام برنامج إجازات الموظفين؟ 

إليك طريقة استخدام برنامج إجازات الموظفين:

1- إدخال بيانات الموظفين: ابدأ بفتح ورقة الموظفون ثم ادخل البيانات الأساسية لكل موظف مثل:
 

• رقم الموظف.
• الاسم.
• القسم.
• المسمى الوظيفي.
• تاريخ التعيين.
• الراتب الشهري.
• رصيد الإجازة السنوي.
• الرصيد المرحل من العام السابق.
   

2- إدخال العطلات الرسمية

انتقل إلى ورقة العطلات الرسمية ثم اضف: 

• اسم كل عطلة.
• ادخل تاريخها.
• حدد اليوم والملاحظات عند الحاجة. 

3- تسجيل طلبات الإجازة 

• ادخل رقم الطلب.
• اختر رقم الموظف او اسمه.
• حدد نوع الإجازة.
• ادخل تاريخ بداية الإجازة ونهايتها.
• مراجعة عدد الأيام المحسوبة.
• غير حالة الطلب إلى قيد المراجعة.

4- متابعة أرصدة الإجازات 

انتقل إلى ورقة لوحة الأرصدة لمراجعة: 

• إجمالي رصيد كل موظف.
• الإجازات المستخدمة.
• الإجازات المعلقة.
• الرصيد المتبقي.
• نسبة استهلاك الرصيد. 

5- متابعة الإجازات المرضية  

من خلال ورقة الإجازة يمكنك:

• تسجيل أيام الإجازة المرضية.
• متابعة الأيام بالأجر الكامل.
• احتساب المستحقات المالية التي ترتبط بالإجازة المرضية وفق إعدادات الملف.

6-عروض تقويم الإجازات 

استخدم ورقة التقويم وذلك لمعرفة:

• الموظفين الذين لديهم إجازات.
• تداخل الإجازات ما بين الأقسام.
• التخطيط لتوزيع العمل.

7-  استخراج التقارير 

من خلال ورقة التقارير يمكنك الحصول على:

• عدد طلبات الإجازات.
• إجمالي أيام الإجازات.
• الإجازات حسب الفترة الزمنية.

• الإجازات حسب الموظف.

   

من هُم المُستفيدين من برنامج إجازات الموظفين ؟

• إدارة الموارد البشرية: التي تتولى إدارة رصيد الإجازات وتوثيقها بدقة.